Notionで『完了後60日経過したものは非表示』のようにフィルター設定する方法

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Notionで、完了後一定期間を経過したものを非表示としたい

完了を非表示とする方法は判るのですが、一定期間経過したものを非表示としたい場合どうしたら良いか分かりません。

Issue

1. Notionのデータベースビューで、ステータス完了の後一定期間経過したものだけを非表示としたい

Solution

条件分岐することで実現可能です

高度なフィルター機能で実現可能ですが、いくつか準備が必要です。

プロパティ『完了日』を作る

ステータスだけでは完了になった日が取得できませんので、もう一つ新たに『完了日』を作成しましょう。プロパティの種類を日付とし、時刻は非表示でOKです。

『完了』ボタンを作成

ステータスを完了にした時に、完了日に手動で日付を入力する形だと漏れがでます。おすすめの運用は、完了ボタンを作成し、完了は必ずボタンから行うようにすることです。新規プロパティからボタンを選び、オートメーションの編集で、ボタンのクリックによりステータスを完了に、また同時に完了日に『トリガーされた日付』が入るよう設定します。

高度なフィルターを設定する

最後にフィルター設定を行います。高度なフィルターを選択し条件を入力しましょう。
正解の形は一つではありません。一例として、『ステータス』が『完了』 『と一致しない』 『or』 『完了日』 『開始日』が『過去』 『60』 『日間』 『京都相対日付』のように設定します。

これにより、ステータスが完了以外では表示、また、完了日が過去60日間に該当するものはステータスが完了でも表示されます。

上記の設定だけでは、ステータスが完了で完了日が空の場合非表示になります。ユーザーがボタンではなくステータスから『完了』にしてしまった場合、即座に非表示となり戸惑いますので、『ステータスが完了で完了日が空の場合は表示』の条件も加えましょう。

完了日を手動で変更して正しく機能するか確認してください。

最後にフィルターの保存を忘れないようにしましょう。

Notionにはアーカイブという概念はなく、ステータスが完了となっても自動で非表示になるような仕組みは用意されておりません。

上記のようにフィルター設定する他、『アーカイブ』というチェックボックスプロパティを作成し、チェックが入った場合非表示にするなど、アーカイブのような仕様にするのも一つの手です。

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